1、请问老师，什么是人事档案？

在讲解人事档案之前，我们需要搞清楚什么是学籍档案。

2、那老师学籍档案又是什么呢？

嗯，学籍档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学历经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学籍档案是学校考察、培养、教育学生过程形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

而学籍档案是人事档案的基础，可以这么说，人事档案是由学籍档案转换而来，是毕业生毕业后，在其学籍档案中放入该毕业生的《报到证》的下联，然后由学校将档案转寄到就业单位的人事部门或者委托人才交流机构，这时的学籍档案正式成为人事档案，它是通过毕业生与用人单位或者委托的人才交流机构签订就业协议，然后履行相关毕业程序并取得《报到证》后，才得以实现。参加工作后由工作单位或者人事关系代理机构建立和管理的个人档案，随工作和人事关系的变动而转移。

3、哦哦，原来这就是人事档案，那还想问一下老师，我们的人事档案中都装了什么材料，尤其是毕业生？

我们的人事档案中装了5个方面的材料，具体来说，有高中（中专）阶段的学籍材料；高考报名材料；大学及以上学习阶段的学籍（报考表、学生登记表、成绩、毕业生登记表、学位等）材料、鉴定、奖励、军训材料；党团、社会实践、体检表等材料；就业通知书（报到证下联）。

4、哇，档案中包含了这么多的材料，那人事档案对我们来说一定很重要吧！

是的，虽然人事档案不常出现在我们的学习、工作中，但是一直伴随着我们，它对我们今后的工作、生活还是非常重要的。从学生的角度，我想说，毕业生的人事档案是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。用人单位往往根据毕业生人事档案中反映的德、能、才以及专业特长，将其安排到适当的工作岗位上。国考、出国、升学、结婚、生育、公证等，都要用到档案，否则，将无法办理相关证明。当公务员或进入事业、企业单位工作时，在职业生涯中定级、职称评定、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料都要记入本人档案，作为评价依据。另外，工龄、待遇、社保受保时间等也是以个人档案的记录为依据的。因此，我们要重视对我们人事档案的管理。

现在给同学们介绍一下在校期间不同阶段应该关注人事档案的哪些方面。

新生

1、提交档案材料对象

所有参加高考的统招本科生、参加全国研究生入学考试非定向的统招硕士、博士研究生的人事档案都必须迁转至学校，其中录取类别为少数民族高层次骨干计划中非在职定向学生的档案也必须按时转入。而委托培养、定向培养（少数民族骨干生除外）、在职、专科生、成人自考、网络教育这几类毕业生的人事档案不在学校档案馆。

2、提交档案材料

对于大部分学生，应通过机要途径或EMS大学生档案专用通道的形式邮寄至学生所在学院的党委；

对于本科保送生，应在开学一个月内将档案交本科生招生办公室；

对于自带档案的新生，应确保档案袋密封完整并在封条处加盖立档单位公章，个人不得私自拆封。

3、审核档案材料

新生入学后各学院会对学生的档案材料进行严格的审核，同学们可以在三个月内向学院党委了解本人档案是否已到及材料是否齐备，如有缺失，针对不同情况，到材料形成单位催要补齐所缺失部分，并送交学院党委。

PS:《入团志愿书》基本是人事档案中最早形成的必备材料，如有缺失将影响干部档案“三龄两历”的审核，所以自持团员材料到校的同学务必将手中的《入团志愿书》、《入团申请书》密封交给学院党委，归入个人人事档案。

在校生

1、开具证明材料

人事档案所提供的证明，必须是以档案中现有材料为依据，其他外来佐证材料一律不能作为人事档案证明材料。

档案馆人事档案室可以提供以下两种证明：一是存档证明：人事档案在我校的在籍学生，视需求可开具存档证明，但我们无法为毕业生（包括逾期未转档的毕业生）开具存档证明；二是出生证明、亲属关系证明。请持公证处发放的空白的制式表格来人事档案室开具出生证明或者亲属关系证明。

2、复印档案材料

人事档案中的材料一般不允许复印，以下情况除外：一是上一阶段已形成的成绩单；二是为配合解决夫妻分居、子女随迁、父母投靠提供相应档案证明材料。

3、查阅人事档案

对人事档案的查阅主要分为两种，一是日常查询，二是毕业政审。

对于日常查询，学生无权查阅本人的人事档案，需委托学院党委老师代为查阅，查档介绍信中需写明阅档人姓名、职工号，阅档原因和内容及被查阅人所在的学院、学号、姓名。

对于毕业政审，根据有关规定，用人单位政审查阅毕业生人事档案（以下简称政审查档），需持单位介绍信到学生所在学院党委审批盖章，同意后再到档案馆政审查档。

PS：学校常态化疫情防控期间，校外人员未经预约报备无法入校进行政审工作，可参考以下流程政审毕业生档案：一是用人单位进校审查。用人单位需要进校查看档案，需先联系学院办理进校审批手续，然后请用人单位到档案馆人事档案室阅档（用人单位来馆办理政审查档，需持学生所在院系盖章审批的用人单位介绍信）；二是学院代审。单位同意学院代为政审，并与学院联系，由学院与档案馆对接时间查阅毕业生档案（学院来馆办理毕业生政审查档，需持学院介绍信）。

4、补充档案材料

学生在校内形成的各类人事档案材料和校外产生的归档材料均可作为档案材料进行补充。

对于学生在校内形成的各类人事档案材料，可以根据工作进度和材料完成情况，由所在学院党委或其他材料形成部门归给人事档案室。

对于学生在校外产生的归档材料，由材料形成单位通过机要途径或EMS转递至学生所在学院党委，也可密封交由本人自带转交所在学院党委，等学院审核通过后按正常归档流程移交人事档案室。

5、退学

退学的同学办理档案转递需携带两份材料，一是学校下发的关于本人退学的红头文件，二是学生处学籍科领取的户档迁转介绍信。

毕业生

1、转递人事档案

毕业季时，毕业生需在学校学生就业创业指导中心的相关平台上准确填写人事档案的相关信息。

6月底或7月初，学校学生就业创业指导中心会将毕业生档案转递信息的数据批量转给人事档案室，待各学院将毕业生在校期间形成的所有材料归入在档案馆保存的其原始档案后，档案馆会将每位毕业生的人事档案按规定要求密封后并于七月下旬以EMS方式发往各派遣、用人单位。

PS：错过毕业生档案集中转递时间、后期签约或改派的往届毕业生，需主动与学校就业办联系办理“就业通知书”（报到证下联）等转档手续，然后联系档案馆人事档案室（崇德东楼505室）转递档案。

2、查询人事档案转递

提交人事档案专递的同学可关注“中国人民大学档案馆”微信公众号，凭学号、姓名和身份证号后六位等信息查询EMS运单号信息。另外，人事档案转出后，EMS会陆续向毕业生本人预留电话号码上发EMS运单号信息，请保持电话畅通。

PS：请各位毕业生务必在档案转出两个星期之内向档案转寄单位核实档案是否成功转递。

3、补充遗失档案材料

◆党团材料联系原发展单位；

◆成绩单及其他学籍材料，联系当时所在学校的档案馆补办；

◆《高考报名登记表》无法补办原件，我校本科生可联系我馆科技档案室复印《高考录取花名册》替代；

◆《研究生报考表》、《学生登记表》、《毕业生登记表》、《博士专家推荐书》可以尝试联系学院咨询，根据毕业时间不同情况不同。

4、滞留档案的影响

由于国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可由学校暂存两年，许多大学生以为，既然学校可以保存，就无须再到人才交流机构托管了，其实不然。

首先，学校保存的只是你的“学籍档案”，不是真正发挥作用“人事档案”，如转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。

其次，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，甚至无法缴纳社会保险，将来也无法计算成为工龄，从而影响养老金的数额计算。

所以不管怎么样，毕业生拿到报到证要妥善保管，及时去办理报到。尤其是准备“二战”考研的同学，我们强烈建议在毕业当年先把档案迁回原籍档案保管部门，待第二年考研成功后再将档案由原籍档案保管部门迁至新的学校。