为方便校友、同学办理出国（境）用中英文档案证明（中文成绩证明、英文成绩证明、中英文毕业证明、中英文学位证明），现将档案馆近期出国（境）用中英文档案证明办理程序等问题说明如下：

一、档案馆可为已毕业校友提供中英文成绩证明，为在校生提供出国（境）用中英文成绩证明，在校生其他用途的中文成绩证明，特别是对方单位指定需要加盖教务部门公章的成绩单，由研究生院或教务处提供（研究生请联系研究生院，本科生请联系教务处）。在读证明办理请联系学生处学籍科。

二、藏书馆一层大厅、学校综合服务大厅中英文学籍档案证明自助打印机继续提供翻译、打印、认证、支付一站式服务。校内师生可直接前往办理，建议需要纸质档案证明的校友和校外同学委托校内同学代为办理。委托同学在自助打印机打印不需要本人的一卡通，只需将学号、英文姓名、身份证号后六位告诉同学即可。

三、目前可自助打印范围：

中英文成绩证明：统招统分在校生，2010届（含）之后的本科毕业生，2012届（含）之后的研究生毕业生。

中英文学历学位证明：2006、2007、2008届及2011届（含）之后的本科毕业生，2010届（含）之后的研究生毕业生。

无法自助打印英文成绩证明的校友，需按中文成绩证明内容自行翻译，请参阅档案馆网站“中英文成绩证明（非自助打印）一次性告知单”相关内容。

四、如确实找不到校内同学代办，请按以下信息向档案馆邮箱dag@ruc.edu.cn发送邮件申请，档案馆视情况在三个工作日内以顺丰到付形式寄送纸质证明。

1、个人有关信息

     所需证明材料类型：

   个人联系电话：

   姓名：

   英文姓名：（请注意与护照、其他英文材料保持一致）

   学习类型：（本科、硕士或博士）

   学号：

   学院：

   专业：

2、详细寄送地址、联系人、联系方式。

3、邮件附件请提供：手持一卡通或学生证内容页等照片（露出脸部，以便与证件比对，验证本人身份）

五、如无特殊情况，档案馆一般不再提供中英文学籍档案证明扫描件，如确属特殊情况请作说明，对方认可扫描件的请截图，并按第四条要求回复个人信息。

六、关于向对方高校邮箱直接发送成绩证明扫描件的问题，由于存在无法核查对方身份，无法确定对方邮箱有效性，也无法确认对方是否收到邮件等问题，档案馆暂不办理通过档案馆邮箱向对方高校邮箱直接发送成绩证明扫描件业务。建议按第四条要求取得纸质版证明后，装入我馆提供的带封口章专用信封寄送。

七、需高考成绩英文证明的同学，请按第四条要求向档案馆邮箱发送个人相关信息，随后我馆将提供本人高考录取底表，请依照录取底表内容按档案馆网站模板自行翻译为英文（模板为两种形式，请仔细阅读模板后面的办理说明）。翻译后再将中英文版发送回档案馆邮箱，由我馆审核盖章。如需纸质版本，请联系校内同学代为领取。届时，我馆可提供带封口章专用信封。需寄送的请告知。

八、周三、周五可到藏书馆一层107室（电话62512847）领取此前预约办理的纸质版档案证明材料。如有变化，再另行通知。

档案馆

2020年7月11日