各学院（书院）：

为了贯彻学校党委关于加强学生档案管理工作的总体要求，落实《加强和改进新时代学校档案工作的实施意见》（校党字〔2022〕66号）和《中国人民大学学生档案管理实施细则》（2022—2023学年校办字51号），为进一步做好2023级新生档案归档工作，特将相关工作事宜通知如下：

一、人力资源社会保障部办公厅教育部办公厅联合下发《关于积极稳妥做好高校毕业生档案转递接收工作的通知》【人社厅发（2023）20号】强调，要全面落实取消就业报到证政策，加强毕业生档案归档转递管理，确保学生档案关键材料不得缺失并形成档案目录清单，确保学生档案被接收单位接收。按照此通知要求，档案馆结合实际工作设计了新生档案材料清单（点击下载“新生档案材料清单”），请各学院（书院）务必严格按照要求认真填写每位新生的档案材料清单，整理清点后放入档案袋，一并移交到档案馆人事档案室。（散材料归档清单模板、毕业生归档档案材料清单模板另行下发。）

二、原有的新生档案材料登记表作为汇总表按惯例继续填写，填表人、归档人、学院盖章主管领导签字等信息内容必须完整，同时需在登记表空白处注明“已完成新生入学资格复查”。大一学籍在书院，大二由学院归档的学生，由书院注明“已完成新生入学资格复查”并由书院盖章，主管领导签字。

三、新生档案由各学院（书院）负责接收，需经学院（书院）党委审核并按照新生档案材料归档要求整理，按照学校统一要求对新生档案复核审查完毕后，归入档案馆人事档案室。负责新生学籍管理的书院，接收新生档案，完成相应的新生资格复查、新生档案整理后，新生档案暂不移交档案馆，待学生二年级转到学院后，书院向学院和档案馆提供已完成新生入学资格复查的说明及名单，由学院审核后归入档案馆人事档案室。对大二转到其他学院的本科新生，请在确定接收学院、接收学院确认档案无误后，由接收学院归入档案馆人事档案室。新生档案材料登记表一式两份随交。

四、在近期毕业生档案政审中多次出现学生档案因缺失入团志愿书而影响毕业生就业的情况，请各学院对此务必高度重视，在档案清查过程中务必确认有入团志愿书且填写规范，如有缺失务必请同学及时联系入团时所在团组织补齐材料或补充说明。

五、按照档案管理相关规定，人事档案一旦归档上架，原则上不得再取出、修改或更换，只能补充说明，因此请各学院要特别注意学生档案材料信息的完整性和准确性，以免对学生政审造成不利影响。

（一）请严格核查学生入学时产生的学生入学登记表、报考攻读硕士学位研究生登记表等材料有无基本信息错误，如有请及时更正后再归档。

（二）请严格核查学生入党志愿书中的相关信息内容，核查“何时何地加入中国共产主义青年团”填写信息是否准确；严格核查预备期时间与转正时间是否存在出入；严格核查并保证预备党员基层党委审批意见、支部大会通过预备党员能否转为正式党员的决议、转正基层党委审批意见信息完整。如信息有误或者缺失，请学生入党单位及时更正或出具补充说明。

（三）请严格核查学生入团志愿书中的相关信息内容，核查团员证编号是否缺失、支部大会决议、上级机关审批意见信息、签名（盖章）是否完整。如信息有误或者缺失，务必请学生及时联系入团时所在团组织更改或做出说明。团员证为学生本人手持，不需要放入学生档案中。

学生档案直接关系到学生就业切身利益，不允许任何差错或缺失，特此恳请各学院（书院）同志务必高度重视，按照以下通知内容要求认真细致核查新生档案材料，严格把好学生档案入口关，共同与档案馆做好学生档案相关工作。

附件一：新生档案归档适用对象及归档材料要求

附件二：新生档案归档流程表

档案馆          

2023年9月19日  

附件一：

新生档案归档适用对象及归档材料要求

一、新生档案归档适用对象

本科生：全日制统招统分生（留学生不在归档范围内）

研究生：非定向就业的统招统分生、少数民族骨干生（委培、在职、定向、留学生不在归档范围内）

二、新生档案归档材料要求

新生人事档案材料是在入校前各时期所形成的材料，新生报到后各学院应及时查收并将所缺少的材料通知学生本人尽快到原档案材料形成单位补齐，再将整理好的档案移交到档案馆人事档案室。

（一）本科生档案材料归档要求

1. 高考报考材料：招生信息电子档案、高考报名登记表、体检表等。

2.学籍材料：高中毕业生登记表（高中学籍表）、学生发展报告、学习成绩等（指学生就学期间产生的包含该生基本信息、家庭情况、高中成绩情况及老师评语等内容并且加盖高中学校公章的材料。）；新生入学登记表。

3. 党、团组织材料：入团志愿书、正式党员的入党志愿书等相关材料（其中入团志愿书一般为人事档案中最早的一份材料，请各学院务必收齐。）

4.奖励材料：学生所获得的各类奖励材料登记表及审批表。

5.其他材料：有关单位及组织出具的就其本人的证明材料，工作期间所形成的档案材料等（有工作经历的）。

（二）硕士研究生档案材料归档要求

1. 报考材料：硕士研究生报名登记表、体检表。

2. 学籍材料：高中时期材料；高考报考材料；大学期间的学生登记表、毕业生登记表、学习成绩、学位证明材料等；新生入学登记表。

3. 党、团组织材料：入团志愿书、正式党员的入党志愿书等相关材料（其中入团志愿书一般为人事档案中最早的一份材料，请各学院务必收齐。）

4. 奖励材料：学生所获得的各类奖励材料登记表及审批表。

5. 其他材料：有关单位及组织出具的就其本人的证明材料，大学毕业生就业通知书及工作期间所形成的档案材料等（有工作经历的）。

（三）博士研究生档案材料归档要求

1. 报考材料：博士研究生报名登记表、专家推荐书（2份）、体检表等。

2. 学籍材料：各学业阶段（包括中学、大学、硕士研究生）形成的各类报考材料、学生登记表、毕业生登记表、学习成绩、学位证明、学位审批材料等；新生入学登记表。

3. 党、团组织材料：入团志愿书、正式党员的入党志愿书等相关材料（其中入团志愿书一般为人事档案中最早的一份材料，请各学院务必收齐。）

4. 奖励材料：学生所获得的各类奖励材料登记表及审批表。

5. 其他材料：有关单位及组织出具的就其本人的证明材料，毕业生就业通知书及工作期间所形成的档案材料等（有工作经历的）。

三、注意事项

（一）因未转档或档案存在特殊原因影响到新生入学资格审查的，及时向学籍管理部门报告。

按照学校相关要求，定向、委培、在职研究生档案不调入，非定向的研究生的档案必须转入，如有学生档案应转入而未转入的，档案遗失或是档案材料中有影响其入学资格的情况的，应及时向学籍管理部门报告。归档时，应将档案相关情况告知档案馆人事档案室，以备查考。

（二）论文、证书原件退回学生保存。

学位论文及在各类报刊杂志发表的论文均不在归档范围。

团员证及各种获奖证书原件均不在归档范围，应退还学生本人保存。如新生档案中缺失入团志愿书，请务必通知学生本人查补。

一定级别以上的嘉奖，其归档材料为该项嘉奖的审批材料；一定级别以下的嘉奖，一般无获奖审批材料，证书及证书复印件均不属于归档范围。

除有高考成绩和高考志愿表的信封必须保留外，包装其它材料的信封均不在归档范围，应当撤出。

（三）移交新生档案前，应确认在我校形成的新生入学材料均已完善、归齐。

由我校产生的材料，如学生登记表（必须贴有新生本人近照）、报考硕士／博士学位研究生考生登记表（录取信息、签章和日期齐全）、博士专家推荐信等应全数收齐。归档材料必须是已经办理完毕的正式文件材料。

附件二：

新生档案归档流程表