校内文件在拟写印制过程中，往往会产生和形成如下几种稿本：

草稿：由于未定型，不是正式文件，一般不予保存；

定稿（原稿）：由负责人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿，是文件的标准稿本，也是文件进行打印复制的标准依据，发文后由发文单位存档；

正本：根据已经批准签发的定稿印制的、供向外发送或内部使用的正式文本，具有标准格式，有签署、有发文单位盖章的是文件正本。正本发文单位必须归档，收文 单位则根据文件所涉及的内容作判断：如文件内容是针对本单位管理工作或业务活动的，应予归档；如仅为普发、知照性文件则不必归档；

副本、试行本、暂行本等可作为短期保管，一般根据其文件内容的重要性和价值大小，确定是否归档。如校内规章制度、办法等的试行本在超过试行期后，可作短期保管。