新生人事档案每年由各学院接收，需经学院党委审核并按照新生档案材料归档要求整理，按照学校统一要求对新生档案复核审查完毕后，归入档案馆人事档案室。对大二将转到其他学院的本科新生，请在确定接收学院、接收学院确认档案无误后，由接收学院归入档案馆人事档案室。新生档案材料登记表一式两份随交。

一、新生档案归档范围

本科生：全日制统招统分生（留学生不在归档范围内）

研究生：非定向就业的统招统分生、少数民族骨干生（委培、在职、定向、留学生不在归档范围内）

二、新生档案归档材料要求

新生人事档案材料是在入校前各时期所形成的材料，新生报到后各学院应及时查收并将所缺少的材料通知学生本人尽快到原档案材料形成单位补齐，再将整理好的档案移交到档案馆人事档案室。

（一） 本科生档案材料归档要求

1. 高考报考材料：招生信息电子档案、高考报名登记表、体检表等

2. 中学期间学籍材料：高中毕业生登记表（高中学籍表）、学生发展报告、学习成绩等（指学生就学期间产生的包含该生基本信息、家庭情况、高中成绩情况及老师评语等内容并且加盖高中学校公章的材料。）

3. 党、团组织材料：入团志愿书、正式党员的入党志愿书等相关材料（其中入团志愿书一般为人事档案中最早的一份材料，请各学院务必收齐。）

4. 奖励材料：学生所获得的各类奖励材料登记表及审批表

5. 其他材料：有关单位及组织出具的就其本人的证明材料，工作期间所形成的档案材料等（有工作经历的）

（二）硕士研究生档案材料归档要求

1. 报考材料：硕士研究生报名登记表、体检表

2. 学籍材料：高中时期材料；高考报考材料；大学期间的学生登记表、毕业生登记表、学习成绩、学位证明材料等

3. 党、团组织材料：入团志愿书、正式党员的入党志愿书等相关材料（其中入团志愿书一般为人事档案中最早的一份材料，请各学院务必收齐。）

4. 奖励材料：学生所获得的各类奖励材料登记表及审批表

5. 其他材料：有关单位及组织出具的就其本人的证明材料，大学毕业生就业通知书及工作期间所形成的档案材料等（有工作经历的）

（三）博士研究生档案材料归档要求

1. 报考材料：博士研究生报名登记表、专家推荐书（2份）、体检表等

2. 学籍材料：各学业阶段（包括中学、大学、硕士研究生）形成的各类报考材料、学生登记表、毕业生登记表、学习成绩、学位证明、学位审批材料等

3. 党、团组织材料：入团志愿书、正式党员的入党志愿书等相关材料（其中入团志愿书一般为人事档案中最早的一份材料，请各学院务必收齐。）

4. 奖励材料：学生所获得的各类奖励材料登记表及审批表

5. 其他材料：有关单位及组织出具的就其本人的证明材料，毕业生就业通知书及工作期间所形成的档案材料等（有工作经历的）

三、注意事项

（一） 因未转档或档案存在特殊原因影响到新生入学资格审查的，及时向学籍管理部门报告

按照学校相关要求，定向、委培、在职研究生档案不调入，非定向的研究生的档案必须转入，如有学生档案应转入而未转入的，档案遗失或是档案材料中有影响其入学资格的情况的，应及时向学籍管理部门报告。归档时，应将档案相关情况告知档案馆人事档案室，以备查考。

（二）论文、证书原件退回学生保存

学位论文及在各类报刊杂志发表的论文均不在归档范围。

团员证及各种获奖证书原件均不在归档范围，应退还学生本人保存。如新生档案中缺失入团志愿书，请务必通知学生本人查补。

一定级别以上的嘉奖，其归档材料为该项嘉奖的审批材料；一定级别以下的嘉奖，一般无获奖审批材料，证书及证书复印件均不属于归档范围。

除有高考成绩和高考志愿表的信封应保留外，包装其它材料的信封均不在归档范围，应当撤出。

（三）移交新生档案前，应确认在我校形成的新生入学材料均已完善、归齐

由我校产生的材料，如学生登记表（必须贴有新生本人近照）、报考硕士／博士学位研究生考生登记表（录取信息、签章和日期齐全）、博士专家推荐信等应全数收齐。归档材料必须是已经办理完毕的正式文件材料。其中考虑各学院需日常利用《学生登记表》，该材料可以在学生毕业时随毕业材料一起归档。

四、新生人事档案归档流程表

归档 流程	注意事项
接收	★各学院应设置新生档案接收登记制度，避免档案丢失，以备日后查证。
审核 整理 登记	1. 到档案馆网站归档指南里下载新生档案材料登记表（以下简称“登记表”），对照“登记表”进行审核、整理和登记。 2. 严格按照学籍管理部门提供的新生数据填写“登记表”，并在备注标明学籍变动情况，例如转院、保留学籍等。 3.为避免重名同学档案材料错装，请在备注栏标注本校考研学生的原始学号。 4. 若新生是入党积极分子或即将转正的预备党员，将其党员材料先保留在学院，待其转正之后，再将其党员材料归档。 ★填写新生档案回执单，并通过平信或挂号信返回学生档案的发出单位。注意：仅将档案回执单寄出，档案转递通知单必须保留在档案中。
排序	1. 各学院将审核完毕的新生档案按学号从小到大排序归档。 2. 同名学生须注明籍贯和出生年月以示区别，避免档案材料错装。
移交	1. 各学院做好归档准备后，联系档案馆人事档案室，预约归档时间。 2. 学生档案应由主管学生档案工作的老师负责移交到档案馆，同时移交相关“登记表”，一式两份，交表时请填表人、归档人和主管负责人签名并加盖学院公章。并将电子版发至邮箱：dag@ruc.edu.cn)。 3. 除需调整学院的本科新生外，其他新生档案应在当年12月31日之前归档完毕。
“登记表”的反馈和保管	1. 审核完毕，档案馆人事档案室通知各学院领取经复审修订的“登记表”。 2. 负责学生档案工作的老师应妥善保管经档案馆返回的“登记表”备查。
档案材料的 催补	1. 各学院尽快向新生反馈“登记表”中缺少材料的信息，并督促、配合档案材料不全的新生向相关单位催要补齐材料。 2. 各学院及时将新生补回的材料按流程归档。

档案馆

2022年11月24日