各学院（书院）：

为贯彻落实学校党委关于加强学生档案管理工作的总体要求，严格执行《加强和改进新时代学校档案工作的实施意见》（校党字〔2022〕66 号）及《中国人民大学学生档案管理实施细则》（2022—2023 学年校办字51号）文件精神，进一步规范 2025 年新生档案归档工作、保障档案归档质量，现就相关事宜通知如下：

一、登记汇总表填写要求与工作时限

2025 年新生档案归档统一采用新版《学生档案归档与核查登记汇总表》（详见附件三），原《新生档案材料登记表》即日起停止使用。新版登记表涵盖学生从入学至毕业的全周期材料目录，本次仅需填写新生入学阶段材料，毕业阶段材料待学生毕业时补充完整。

各学院（书院）须于2025年12月31日前完成新生档案归档工作。登记表填写时必须使用签字笔，禁止使用铅笔、圆珠笔、水彩笔、荧光笔等其他类型工具。

《学生档案归档与核查登记汇总表》需完整填写学院名称、分管学院领导签字、经办人签字等信息，并加盖学院公章；同时需在清单空白处注明“已完成新生入学资格复查”，由分管学院领导签字确认。

2026年3月起，各学院（书院）可前往档案馆，复印经审核通过的《学生档案归档与核查登记汇总表》，用于日常查阅备案。

二、档案材料清单填写要求与工作时限

根据人力资源社会保障部办公厅、教育部办公厅联合印发的《关于积极稳妥做好高校毕业生档案转递接收工作的通知》（人社厅发〔2023〕20 号）要求，结合“取消就业报到证”政策落实，2025年新生档案归档阶段请及时整理学生档案材料清单（详见附件四）。

档案材料清单填写完新生内容后放置在学院以便及时修改和增补内容，待学生毕业，清单补充完整后，签字盖章和毕业材料一起放入个人档案中。请确保档案关键材料无缺失、目录清单规范完整，保障学生毕业档案转递后接收单位顺利接收。

三、档案材料信息核查要求

根据档案管理相关规定，人事档案一经归档上架，原则上不得取出、修改或更换，仅可补充说明材料。为避免因档案问题影响学生政审，各学院（书院）须严格核查学生档案材料的完整性与准确性，重点关注以下三类材料：

（一）入学相关材料

严格核查学生入学登记表、报考攻读硕士学位研究生登记表等材料中的基本信息（如姓名、身份证号、学历信息等），确认无错误后再行归档；若发现信息有误，须及时更正并完善手续。

（二）入团相关材料

核查入团志愿书中团员证编号是否完整、支部大会决议是否明确、上级机关审批意见及签名（盖章）是否齐全。若发现信息错误或缺失，须督促学生联系入团时所在团组织更正或出具说明。

特别提醒：团员证由学生本人保管，无需放入档案。

（三）入党相关材料

核查入党志愿书中“何时何地加入中国共产主义青年团” 的填写信息是否准确；核查预备党员预备期时间与转正时间是否一致，无逻辑矛盾；核查预备党员基层党委审批意见、支部大会通过预备党员转正的决议、转正基层党委审批意见等信息是否完整。若存在信息错误或缺失，须联系学生入党所在单位及时更正或出具补充说明。

学生档案直接关系到学生就业、政审等切身利益，容不得任何差错或缺失。各学院（书院）须高度重视，严格按照本通知要求，细致核查新生档案材料，严把档案“入口关”。

四、档案归档、审核与移交流程

1.普通新生档案流程：各学院负责接收本院新生档案，经学院党委审核通过后，按照新生档案材料归档要求整理，对照学校统一标准完成复核审查，确认无误后归入档案馆人事档案室。

2.书院过渡新生档案流程：负责新生学籍管理的书院，接收新生档案后，需完成新生入学资格复查、档案整理工作；整理后的档案暂不移交档案馆，待学生升入二年级转入对应学院时，书院需向接收学院及档案馆同步提供《新生入学资格复查完成说明》及学生名单，由接收学院审核确认后，统一归入档案馆人事档案室。

附件：

一. 新生档案归档工作要求

二. 新生档案归档流程表

三. 学生档案归档与核查登记汇总表（略，可在档案馆网站下载电子版，下载地址：学生档案归档与核查登记汇总表）

四. 学生档案材料清单（略，可在档案馆网站下载电子版，下载地址：学生档案材料清单）

档案馆                         

2025 年 9 月 18 日              

附件一：

新生档案归档工作要求

一、归档适用对象