各学院（书院）：

为贯彻落实学校党委关于加强学生档案管理服务工作部署，根据《加强和改进新时代学校档案工作的实施意见》（校党字〔2022〕66号）、《中国人民大学档案管理办法》（2022—2023学年校政字77号）、《中国人民大学学生档案管理实施细则》（2022—2023学年校办字51号）等文件相关规定，为保障学生档案归档质量，现就做好2026年新生档案归档工作通知如下：

一、归档范围

包括以下人员：具有本校学籍的2026年入学本科新生；非定向就业和少数民族高层次骨干人才计划中非在职人员的研究生新生；2025年入学、由相应书院负责学籍管理并于2026年转入对应学院的本科生。

2026年入学、由相应书院负责学籍管理的本科新生档案，待第二年学生转入对应学院后，由书院转交对应学院进行归档移交。

港澳台新生档案管理工作，按照《中国人民大学招收和培养香港特别行政区、澳门特别行政区及台湾地区学生管理办法》（2018-2019 学年校政字 5 号）相关规定执行。

二、归档内容

2026年应归档新生档案材料主要包括两类：一是入校前各学习阶段，以及工作期间形成的归档材料。二是新生入学后至本次归档前在校期间形成的材料。本科新生、硕士博士研究生新生档案材料具体归档范围及相关注意事项详见附件1。

三、归档流程

新生档案归档流程包括档案接收、审核、整理、登记、排序、移交等环节，具体详见附件2。

四、时间安排

2026年12月31日前，各学院须完成新生档案审核归档相关工作。负责本科新生学籍管理的相应书院，应按新生入学资格复查和学生档案审核工作安排，于此日期前完成新生档案整理审核和妥善保管。

五、工作要求

（一）加强组织领导，明确岗位职责。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。各学院（书院）党委要高度重视，明确分管学生档案工作班子成员和具体负责人员，加强协调指导和审核把关，加强队伍建设，明确岗位责任，确保不因人员调动、岗位变动影响学生档案工作质效。

（二）强化接收质量，做好审核把关。按照学生档案管理相关文件要求，重点排查档案错装、混装、材料缺失、填写不规范等问题。发现档案材料不齐全的，应及时通知相关学生，及时向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上做出标注，并在档案移交时进行说明。认真填写汇总表和档案清单，及时归档。

（三）加强实体保管，确保信息安全。各学院（书院）应根据本单位办公场地实际，合理安排学生档案保管专用空间，配置必要装具。明确工作人员权限，确保学生档案实体不丢失，信息不泄露，切实维护学生档案管理秩序和学生合法权益。

（四）依托信息系统，提升服务质效。为配合学校多校区服务保障工作，档案馆已开发学生档案智慧服务系统并已完成测试，10月上线试运行。学院可在线点选登记学生纸质档案归档种类，生成学生档案材料清单，归档与核查登记汇总表下载打印后随纸质档案移交档案馆。支持新生档案归档信息实时查询与维护。档案馆将组织业务培训，具体安排另行通知。

特此通知。

附件：

      1.新生档案归档材料范围及注意事项

      2.新生档案归档流程安排

      3.本科硕士博士学生档案归档与核查登记汇总表（下载地址链接）

      4.本科硕士博士学生档案材料清单（下载地址链接）

档案馆

2026年9月30日

档案馆学生档案管理室联系方式：

办公地点：崇德东楼505

办公电话：010-62511703、010-62513219

办公邮箱：dag@ruc.edu.cn

附件1

新生档案归档材料范围及注意事项

根据《中国人民大学学生档案管理实施细则》（2022—2023学年校办字51号）规定，档案一经归档上架，原则上不得取出、修改或更换，仅可补充说明材料。为避免因档案问题影响学生政审，各学院（书院）须严格核查学生档案材料的完整性与准确性。

一、归档材料范围

新生档案材料既包括入校前各学习阶段、工作期间形成的，也包括新生入学后至本次归档前形成的。新生报到后，各学院（书院）须及时查收档案，发现档案材料不齐全的，应及时通知相关学生，及时向该生原所在学校或单位催调补齐，整理完善后再移交至档案馆学生档案室。

（一）本科生档案材料归档范围

1.高考报考材料：招生信息电子档案、高考报名登记表、保送生推免表、高考体检表、高考志愿表等；

2.学籍材料：高中学籍表、学生发展报告、高中毕业生登记表（前三项具备一项及以上，即符合该类材料归档要求，研究生阶段均按此办理）；新生入学登记表、新生体检表等；

3.党团组织材料（如有）：入团志愿书、正式党员的入党志愿书及相关材料（注：入团志愿书是人事档案中形成时间最早的材料之一，须确保收齐）；

4.奖励材料（如有）：各类奖励的登记表、审批表（须加盖颁奖单位公章）；

5.其他材料（如有）：有关单位或组织出具的个人证明材料、有工作经历学生的工作期间档案材料。

（二）硕士研究生档案材料归档范围

1.报考材料：报考攻读硕士学位研究生登记表（或推荐免试攻读硕士学位研究生登记表）、硕士研究生体检表；

2.学籍材料：高中阶段材料、高考报考材料，大学期间学生登记表、毕业生登记表、学习成绩、学位证明材料、新生入学登记表等；

3.党团组织材料（如有）：入团志愿书、正式党员的入党志愿书及相关材料（注：入团志愿书须确保收齐）；

4.奖励材料（如有）：各类奖励的登记表、审批表（须加盖颁奖单位公章）；

5.其他材料（如有）：有关单位或组织出具的个人证明材料、大学毕业生就业通知书、有工作经历学生的工作期间档案材料。

（三）博士研究生档案材料归档范围

1.报考材料：报考攻读博士学位研究生登记表（或推荐免试直接攻读博士学位登记表）、专家推荐信（2份）或在校硕士生提前攻读博士学位申请表、博士研究生体检表；

2.学籍材料：各学业阶段（中学、大学、硕士研究生）的报考材料、学生登记表、毕业生登记表、学习成绩、学位证明、学位审批材料、新生入学登记表等；

3.党团组织材料（如有）：入团志愿书、正式党员的入党志愿书及相关材料（注：入团志愿书须确保收齐）；

4.奖励材料（如有）：各类奖励的登记表、审批表（须加盖颁奖单位公章）；

5.其他材料（如有）：有关单位或组织出具的个人证明材料、毕业生就业通知书、有工作经历学生的工作期间档案材料。

二、注意事项

（一）以下三类材料审核重点：

第一类，入学相关材料。严格核查学生入学登记表、报考攻读研究生登记表等材料中的基本信息（如姓名、身份证号、学历信息等），确认无错误后再行归档；若发现信息有误，须及时更正并完善手续。

第二类，入团相关材料。核查入团志愿书中团员证编号是否完整、支部大会决议是否明确、上级机关审批意见及签名（盖章）是否齐全。若发现信息错误或缺失，须督促学生联系入团时所在团组织更正或出具说明。特别提醒：团员证由学生本人保管，无须放入档案。

第三类，入党相关材料。核查入党志愿书中“何时何地加入中国共产主义青年团”的填写信息是否准确；核查预备党员预备期时间与转正时间有无逻辑矛盾；核查预备党员基层党委审批意见、支部大会通过预备党员转正的决议、转正基层党委审批意见等信息是否完整。若存在信息错误或缺失，须联系学生入党所在单位及时更正或出具补充说明。

（二）本校形成材料核查

移交新生档案前，须确认我校形成的新生入学材料已全部完善归齐，具体包括：

1.学生登记表（须粘贴新生本人近期照片）；

2.报考攻读硕士/博士学位研究生登记表（录取信息、签章、日期须完整）；

3.博士研究生专家推荐信（2份，须签字齐全）；

4.学生体检表。

所有归档材料须为已办理完毕的正式文件，确保手续完整、内容规范。

（三）非归档材料

1.学位论文、报刊发表的论文，均不属于归档范围；

2.团员证由学生本人保管，不纳入归档范围；

3.一定级别以下嘉奖（无审批材料的），其证书及复印件不纳入归档范围；

4.档案包装处理：仅保留包含高考成绩和高考志愿表的信封，其他材料的包装信封须撤出，不纳入归档范围。

（四）特殊档案情况处理

因未转档、档案缺失或档案材料存在问题影响新生入学资格审查的，须第一时间向学校学籍管理部门报告；按照学校规定，定向、委培、在职研究生档案不调入我校，非定向研究生档案必须转入，若存在“应转入未转入”“档案遗失”或“档案材料影响入学资格”等情况，除向学籍管理部门报告外，还须在归档时向档案馆学生档案管理室说明相关情况，以备查考。

附件2

新生档案归档流程安排