学校及各单位在教学、科研、管理过程中形成的，对学校有参考利用价值的照片，活动结束后将照片及底片整理归档，具体内容要求参照《中国人民大学声像载体类档案归档范围和保管期限表》SX12照片；
归档的照片不宜过多，精选有代表性的反映活动主题、参加人物的3－5张为宜，重大活动可以适当增加；
归档的照片必须要有文字说明：照片内容、时间、地点、人物的姓名及职务（自左至右）、集体合影附人员名单（自上而下、自左至右）、背景、制作者；
将归档照片装入专用的纸袋（档案馆提供），做好归档目录，移交档案馆。