根据学校党委2025年6月11日召开的学生档案工作专题会部署安排，本学期将于6月20日至6月30日开展2025届毕业生档案核查与归档工作，7月1日至7月10日开展2025届毕业生档案集中转递工作。毕业生档案是学校考察、培养、教育学生过程中的第一手资料，事关学生就业入职、职称评审、工龄认定等根本权益，请各学院务必高度重视毕业生档案工作。现将有关工作通知如下：

一、毕业生档案核查与归档工作

为了做好2025年毕业季档案工作，各学院须成立毕业季档案专项工作小组，由学院主要领导担任组长负责总体协调，由主管学生工作的学院副职领导负责组织老师开展毕业档案材料复核和归档工作。学生、工保生不能参与本项工作。具体工作及流程如下：

1．核查档案材料内容

根据《档案核查与归档要求》（见附件1）逐份审核毕业生档案材料，重点检查以下内容：材料内容与学生身份的对应性；核心材料的完整性、规范性；档案材料清单与材料的一致性。

填写《2025届学生档案材料清单》（见附件2），确保清单勾画内容与实际档案材料一致。

2．归档毕业档案材料

按照毕业生信息严格核对档案材料，确保档案材料与毕业生身份信息准确对应，档案材料与清单要一一对应装入毕业生档案袋，严禁漏装、错装、混装非毕业生本人的材料。

3．复核毕业生整份档案

完成毕业生档案材料归档后，再次进行全面复核，确保毕业生整份档案材料准确、规范、完整，同时填写《档案核查与归档清单》（见附件3）。

4．签署《2025年毕业季档案工作确认书》（见附件4）

完成毕业生档案材料归档和复核，请各学院签署《毕业季档案工作确认书》交档案馆。

*档案馆人事档案室指导协助学院档案专项工作小组开展档案核查和归档工作，在学院完成档案材料复核后再次进行全面核查。

二、毕业生档案集中转递阶段工作

各学院完成档案核查和归档工作后，务必通知毕业生按相关要求填写档案转递信息。档案馆将通过EMS大学生档案专递通道寄出毕业生档案。具体工作及流程如下：

1．毕业生填写档案转递信息

档案馆严格按照毕业生在“全国高校毕业生毕业去向登记系统”上填写的转递信息转递档案，请各学院务必提示毕业生在该系统上按以下要求填写：

一要全面填写转递信息：档案转递单位、档案转递地址、档案转递联系人/联系部门、档案转递联系电话、单位名称、单位所在地、个人手机号等关键信息必须填写全面、完整。

二要准确填写转递信息：邮编、电话、身份证号位数等不能漏位、错位和少位，其他文字信息不能漏字、错字和少字。

三要合理填写转递信息：档案转递信息和毕业生去向信息、生源所在地信息密切相关，务必提示毕业生根据人力资源与社会保障部、教育部以及学校招生就业处发布的相关政策合理填写。如毕业生就业单位和档案转递单位非同一个机构，请提示毕业生一定要向就业单位询问确认准确的收寄地址后再填写。档案收寄必须是具有接收毕业生档案资格的单位而非毕业生个人或其家庭。

*档案转递信息的任何疏漏或错误都会导致档案丢失、退档、失效、转递延迟等严重问题，因此特别需要向毕业生强调：转递信息与毕业生去向信息、生源所在地信息关联错误会导致档案退档或丢失；地址填写为个人接收的会导致档案失效。

*出国（境）留学毕业生的档案转递：一般情况下转递至教育部留学服务中心（档案转递地址：北京市海淀区北四环西路56号辉煌时代大厦6层，邮编：100080，收件人：留学人员档案管理处，联系方式：010-62677800）。毕业生需先登录教育部留学服务中心官网（网址：http://zwfw.cscse.edu.cn）申请调档函，申请通过后，下载并打印含条形码的调档函交至所在学院，学院核对信息并将调档函下联平整粘贴至毕业生档案袋指定位置。学院完成贴签后，档案馆将核验调档函与档案信息的一致性，确认无误后按规定流程办理档案转递。

2.学院审核档案转递信息

学院务必及时在“全国高校毕业生毕业去向登记系统”上审核毕业生档案转递信息，确保毕业生本人联系方式、毕业时间、档案转递单位、档案转递地址、档案转递单位邮编、档案转递单位收件人、收件人联系方式、档案转出原因、身份证号、生源地、转递类型、就业单位名称、就业单位地址等信息全面、准确、合理。

3.档案馆复核并寄出档案

档案馆复核招生就业处和学院审核的转递数据信息后，对转递信息填写符合要求的毕业生，将从学生人事系统生成档材字，打印地址标签，生成转递单，密封档案，通过邮局EMS学生档案转递专用通道转出档案。对转递信息填写不符合要求的毕业生（如转递编号、学生本人联系方式为空，身份证号位数不正确等），将在集中转出之后统一办理。

4.毕业生确认档案寄达情况

档案馆寄出档案后，邮局将通过毕业生预留的联系电话发送EMS运单号信息，请各学院务必提示毕业生在档案转出后15天内向档案收寄单位确认档案寄达情况，并将寄达签收情况反馈给学院，由学院汇总毕业生档案寄达情况并填写《档案寄达情况汇总表》（见附件5）于12月31日前交至档案馆。

三、毕业生档案非集中转递阶段工作

对于错过毕业季集中转递和后期签约的应届毕业生和往届毕业生的档案，档案馆将安排定期转出。毕业生需继续在“全国高校毕业生毕业去向登记系统”上填写相关信息，同时在“微人大-服务-综合服务中心网上办事大厅”选择“毕业生办理档案转出”提出档案转递申请。请各学院提示毕业生务必保证两个平台上填写的转递信息完全一致。

档案馆确认转递信息无误后寄出档案，邮局将通过毕业生预留的联系电话发送EMS运单号信息，各学院务必提示毕业生在档案转出后15天内向档案收寄单位确认档案寄达情况，并将寄达签收情况反馈给学院，学院汇总毕业生档案寄达情况并填写《档案寄达情况汇总表》（见附件5）于12月31日前交至档案馆。

档案馆                 

2025年6月19日