毕业季快要来临，即将迎来毕业生人事档案转递的高峰。今年档案转递流程与往年相比，有一定变化：2023年起不再发放《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》和《全国毕业研究生就业报到证》，取消就业报到证补办、改派手续。每年都有毕业生同学因不了解相关要求造成档案转递延误或转递错误，影响到今后的档案利用和就业，为了避免这些问题的出现，小编梳理了毕业生档案转递中的一些重要问题，希望广大毕业生同学提前知晓并做好准备，确保自己的档案安全转递。

Q：今年毕业季档案转递的时间安排是什么样的呢？

A：1）6月10日至7月10日，档案信息登记（https://dj.ncss.cn/），期间学生离校服务平台状态一直显示为未办理，但不影响其他离校服务事项办理（包括领取离校纪念卡、领取校友卡等）

2）7月10日至7月31日，学校集中转递档案，期间学生离校服务平台上的办理状态将逐步更新为已办理、已暂存、未办理等状态，其中显示“已办理”的同学可以到档案馆微信公众号（扫描下方二维码）查询转递的EMS单号，显示“未办理“的同学请继续耐心等待，显示“已暂存”的同学可点击下方“去办理”按钮，按要求填写毕业生办理档案转出申请

3）7月10日后，其他错过集中转递档案的同学，亦可以点击下方“去办理”按钮，按要求填写毕业生办理档案转出申请。

Q：任何时候都能办理毕业生档案转递吗？

A：毕业生向学校学生就业创业指导中心申请并审批通过后，才向档案馆人事档案室申请办理档案转递。

应届毕业生需要等所在学院将本人的各类登记表、学籍档案材料、鉴定材料、奖励材料等移送档案馆归档后，才能办理档案转递，一般在7月上旬开始应届毕业生档案集中转递工作。

Q：暂时没有合适的档案接收单位，可以把档案寄给自己吗？

A：请同学们务必注意，毕业生档案是绝对不能由本人或本人亲属查阅的，所以一定不要把毕业生档案转递给自己或自己的亲属。如果档案被转递到本人或本人亲属手中，无法确认档案是否被拆阅过，再次转递时接收单位可能会拒绝接收！请毕业生同学务必了解！

Q：办理人事档案转递前需要做什么准备工作吗？不小心错过集中转递怎么办？

A：按照目前的工作安排，应届毕业生集中转递期间（一般是六月中旬前）须严格按照三方协议填写档案转寄的各项信息。办理档案转递前，请同学们务必确认签约单位是否具备接收人事档案资格并确保各项信息准确。

错过集中转递的应届毕业生及往届毕业生可以线上办理档案转档：登录微人大--校务--综合服务中心网上办事大厅--大厅--档案馆--毕业生办理档案转出。如果因落户等特殊要求，必须将纸质材料放入档案中，可以到崇德东楼505人事档案室递送相关材料。

Q：档案转寄信息的填写有什么需要注意的吗？

A：档案转寄信息非常非常重要，直接影响到档案能否被顺利接收，如果填写错误，可能造成档案无法正确转递甚至遗失，请同学们一定要引起重视。

档案转寄所需信息包括：姓名、学号、学院、档案转寄单位名称、档案转寄单位地址、档案转寄单位邮编、档案转寄单位收件人及收件人联系方式、学生本人联系方式、毕业时间，请同学们务必填写准确。

同学们办理档案转递前务必要确认工作单位是否具有保管人事档案的资质，如果档案不是由本人工作单位接收和保管，尤其需要注意填写“档案转寄单位名称”不是工作单位名称，而是接收档案的单位名称，同时“档案转寄单位地址”也要保证准确。

考（保）到外校读研的毕业生同学在填写“档案转寄单位名称”一栏时务必将所有信息填写完全（如：北京大学光华管理学院党委）。

将档案转回户籍所在地人社局（人才中心）的毕业生同学务必确认档案是转回到所在地级市人社局（人才中心），还是所在县或县级市人社局（人才中心），如填写错误，档案不被接收，可能有遗失的风险。

Q：档案寄出之后是不是就不用管了？

A：毕业生提交档案转递申请后，档案馆会按照毕业生本人填写的档案接收单位和地址通过“EMS大学生档案专递通道”转递，请同学们一定要在档案转递的一个月内确认档案转递情况，确保档案接收单位正常接收到本人档案。我们多次接到往届毕业生咨询，因为档案转递后未及时确认档案转递情况，一年甚至几年后想起来才去找档案，那就基本没法找到了。

Q：如何查询档案转递情况？

A：档案发出后，EMS会陆续向毕业生本人预留手机号码发送EMS运单号信息，该信息是群发信息，可能会被自动判定为垃圾短信拦截，大家未收到通知信息时可以查看一下被拦截的短信哦。

除了邮局群发运单号信息，档案馆收到邮局反馈数据后会将其同步到“中国人民大学档案馆”微信公众号上，毕业生同学可关注档案馆微信公众号，凭学号、姓名和身份证号后六位等信息查询EMS运单号信息。

请各位毕业生同学务必及时跟进档案转递状态，并落实档案是否顺利接收，如有问题，可通过邮件dag@ruc.edu.cn或办公电话62511703与档案馆人事档案室联系。

Q：毕业生档案遗失了，能补办吗？

A：毕业生档案中有从中学到大学阶段的各项材料以及党团材料等，大部分材料只有唯一一份装入档案，无法补办。如果遗失，需要联系本人各个阶段所在学校补办证明，且由于很多材料无法补办，会给以后就业、政审等档案利用造成很大麻烦，请大家务必重视。

Q：档案转递中如果出现问题，档案室会联系我吗？

A：毕业生在档案转寄信息中填写的本人手机号码是档案转递中与本人联系的唯一方式，每年都有毕业生填写手机号码时填错数字，或是本人到外地工作后随即更换手机号码，造成档案转递中出现问题无法取得联系的情况。在此，再次提醒各位毕业生同学，一定要保证本人手机号码填写准确，在没有确认人事档案收到前不要随意更换手机号码。

Q：往届生升学，如何办理档案转递？

A：往届生的档案一般需要先转回原籍人社局（人才中心），就业或升学后再从原籍人社局（人才中心）转出。

如果往届生升学，确认档案仍在学校的，因时间紧张等原因，可以直接将档案转到被录取学校（点击参阅档案馆网站“学生人事档案知识小问答”一文中“滞留档案的影响”相关内容），但需要在微人大申请流程中上传手写签名的《关于本人因升学直接将档案转递到被录取学校的申请》电子版、升学学校的调档函以及档案转寄信息。

Q：退学的同学如何办理档案转递？

A：退学的同学需要将学校下发的关于本人退学的红头文件和从学生处学籍科领取的完整填写的户档迁转介绍信交到档案馆人事档案室，在学院相关老师将本人在校期间档案材料归档后，方可办理档案转递。

Q：可以指定档案转递的快递类型吗？

A：依据北京市有关文件，我校毕业生人事档案只能通过“EMS大学生档案专递通道”转递，不能通过其他快递转递，原则上也不得由本人自提。如用人单位需要自提，需要用人单位工作人员携带身份证原件和复印件，并且出具自提档案的书面函件（原件或扫描件），来人事档案室办理并现场填写申请书。

Q：在职、定向和委托培养的研究生人事档案如何转递？

A：档案馆人事档案室不负责管理在职、定向和委托培养研究生的人事档案。此三类毕业生毕业时需联系所在学院领取在校期间的学籍材料交给所在单位人事部门。

关于毕业生同学普遍关心的档案转递中的几个重点问题，以下再做几点强调和补充。

Q：应届毕业生档案什么时候能够转出？

A：应届毕业生需要等所在学院将本人的各类登记表、学籍档案材料、鉴定材料、奖励材料等移送档案馆归档后，才能办理档案转递。归档完成后，档案馆将尽快办理相关手续，尽早联系邮局办理档案转递。

Q：我的档案可以一直留在学校吗？

A：有的毕业生同学准备再次考研，有的因为工作单位是私企无法接收人事档案，有的出国深造，还有的暂未明确就业单位，上述情况的毕业生同学都应尽快将档案转出。

首先，学校保存的只是你的“学籍档案”，不是真正发挥作用“人事档案”，如转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。

其次，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，无法提供政审利用，无法缴纳社会保险，将来也无法计算成为工龄，从而影响养老金的数额计算。

因此，我们强烈建议未明确工作或准备“二战”考研的毕业生同学在毕业当年先把档案迁回原籍档案保管部门，之后再根据需要迁转档案。

Q：填报人事档案转递信息还有什么需要注意的？

A：虽然再三强调要保证档案转递信息准确，但在我们业务办理过程中，仍然发现有毕业生同学填写档案接收地址错误，档案接收人联系方式错误，无法取得联系，毕业生本人手机号码填写错误等问题，造成邮局无法投递，仍然有毕业生同学将自己本人或本人亲属填写为档案接收人的情况，请各位毕业生同学务必重视，一定要保证档案转递信息准确，否则可能造成档案遗失的严重后果，再次提醒各位毕业生同学注意！